Abonnementsvoorwaarden GardenFlow — CONCEPT

Versie concept-2026-09-07. Privacy-/afwikkelaanvulling op het concept van 31 augustus; prijzen, telregel, betaling en opzegregeling zijn niet gewijzigd. Nog niet juridisch vrijgegeven, gepubliceerd of als nieuwe versie in de aanmeldflow ingevoerd.

Dit is een concept en nog geen geldende tekst. Hij is opgesteld op 2026-08-31 op basis van de besluiten in betalen-en-zelfaanmelden.md §9 en de beslislijst (#32, #41, #42, #43) en moet vóór de eerste machtiging door een jurist worden bevestigd — zie toetsdocument-jurist-accountant.md. Het punt dat dit document oplost staat scherp in het plan: deze software weigert een offerte uit te geven zonder voorwaardentekst (art. 6:233/6:234 BW), en wij eisten van de hovenier wat we zelf niet hadden.

Aanspreekvorm: "je", gelijk aan de rest van het product. Dat is een bewuste keuze en geen slordigheid; wil de jurist "u", dan is dat één zoek-en-vervang — maar dan wijkt het contract af van elk scherm waar dezelfde ondernemer op kijkt.

Artikel 1 — Wie zijn wij, en waarop gaat dit over

Jaco van der Starre, handelend onder de naam Qnext, eenmanszaak naar Nederlands recht, KvK 97289477, vestigingsadres Zijde 428, 2771 GA Boskoop, privacycontact privacy@qnext.nl, levert de software GardenFlow. Qnext is in deze voorwaarden "wij"; de organisatie die het abonnement afneemt is "jij". GardenFlow is de naam van het product; de contractspartij, de partij op de factuur, de partij op de machtiging en de partij achter het incassant-ID zijn alle vier Qnext (beslislijst #32).

De eigenaar bevestigde deze rechtsvorm op 7 september 2026. Een voorgenomen BV-oprichting verandert de contractspartij niet automatisch; een overgang wordt afzonderlijk vastgelegd.

Deze voorwaarden gaan over je abonnement op GardenFlow. Ze gaan niet over de overeenkomsten die jij met jouw klanten sluit; daarvoor gelden jouw eigen voorwaarden.

Artikel 2 — Wat je afneemt

Je neemt GardenFlow af per actieve medewerker per maand. Klanten van jou — de mensen die je via het klantportaal toegang geeft tot hun eigen tuin en hun eigen opdrachten — zijn gratis en tellen nooit mee. AI-functies zijn inbegrepen binnen de gebruikelijke gebruiksgrenzen die in de software zelf zichtbaar zijn.

Welk pakket je hebt, staat in je organisatie-instellingen. Wij kunnen functies toevoegen; functies die je hebt, halen we niet weg zonder je dat ten minste dertig dagen vooraf te laten weten.

Artikel 3 — De telregel, en hoe je hem zelf natelt

Je betaalt per maand voor het hoogste aantal medewerkers dat in die maand gelijktijdig actief was.

Een medewerker telt mee op een moment waarop zijn account op dat moment bestond, de status actief had, en de rol eigenaar, manager of medewerker droeg. Een uitnodiging die nog niet is geaccepteerd telt niet mee. Een klantaccount telt nooit mee.

Er geldt een minimum van één medewerker per maand, ook als je een maand niemand actief hebt staan — bijvoorbeeld in de winterstop. Je gegevens, je foto's en je back-ups blijven in die maanden gewoon bestaan, en daar staat dit minimum tegenover.

Rekenvoorbeeld. In juli heb je van 1 tot en met 11 juli vijf mensen actief. Op 12 juli gaat er één uit dienst; op 14 juli komt er een nieuwe bij, en daarnaast neem je voor de drukte een vakantiekracht aan die van 20 tot en met 31 juli werkt.

| Periode | Gelijktijdig actief | |---|---| | 1–11 juli | 5 | | 12–13 juli | 4 | | 14–19 juli | 5 | | 20–31 juli | 6 |

Je factuur over juli gaat over 6 medewerkers. De vervanging halverwege de maand telt als één plek en niet als twee — dat is in jouw voordeel. Was die vakantiekracht er niet geweest, dan was het 5 geweest en niet 6.

Twee dingen die hierbij horen en die we liever nu opschrijven dan achteraf uitleggen. Iemand die op de laatste dag van de maand begint, kost een volle maand. Dat is de keerzijde van een regel die verder in je voordeel uitpakt; loop je daar tegenaan, meld het en we lossen het op met een creditnota. En een medewerker die je dezelfde dag uitnodigt en weer verwijdert kost niets, want een openstaande uitnodiging is geen actieve medewerker.

Artikel 4 — Factuur, betaling en incasso

Wij factureren achteraf, over de maand die voorbij is. In de eerste week van de nieuwe maand ontvang je een factuur over de vorige maand. Op die factuur staat de periode waarover hij gaat, zodat er geen misverstand kan bestaan: het is geen vooruitbetaling.

Betaling gaat per automatische incasso (SEPA Core), op grond van de machtiging die je bij het afsluiten afgeeft. Je houdt daarmee het gewone terugboekingsrecht van acht weken dat bij een Core-incasso hoort. Wij schrijven het bedrag af op de 22e van de maand waarin je de factuur ontvangt, of op de eerstvolgende bankwerkdag daarna. Daarmee heb je vanaf de factuurdatum ten minste veertien dagen om hem te controleren voordat er iets van je rekening gaat; in de praktijk zijn het er vijftien tot eenentwintig.

De factuur zelf geldt als vooraankondiging van de incasso in de zin van de SEPA-regels: hij noemt het bedrag en de datum waarop wij afschrijven. Een aparte aankondiging sturen wij niet.

Incasseer je liever niet, dan kun je per bankoverschrijving betalen; de betaaltermijn is dan veertien dagen na factuurdatum. Zeg het vóór de eerste factuur, want een machtiging intrekken nadat wij hem hebben ingediend levert een storno op en dat kost ons allebei tijd.

Storno. Komt een incasso terug, dan nemen we contact met je op; wij bieden dezelfde incasso niet automatisch opnieuw aan. Blijft de factuur openstaan, dan geldt artikel 7.

Alle bedragen zijn exclusief btw.

Artikel 5 — Prijswijziging, en wat jij dan mag

Wij mogen de prijs wijzigen. Daarbij gelden drie dingen:

1. Wij laten je een prijswijziging ten minste zestig dagen van tevoren weten, per e-mail op het
2. adres dat als contactadres bij je organisatie staat.
3. De wijziging gaat pas in op de eerste dag van een nieuwe maand ná die termijn.
4. Ben je het er niet mee eens, dan mag je opzeggen tegen de dag waarop de nieuwe prijs ingaat,
5. zonder opzegtermijn en zonder kosten. Dat recht vervalt niet doordat je de aankondiging over het
6. hoofd hebt gezien; laat het ons weten en we regelen het alsnog.

Een wijziging die uitsluitend een verlaging is, of het gevolg van een gewijzigd btw-tarief, valt hierbuiten.

Artikel 6 — Opzeggen, en wat er met je gegevens gebeurt

Je kunt maandelijks opzeggen, tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand. Zeg je op 10 maart op, dan loopt je abonnement tot en met 30 april en ontvang je in mei nog één laatste factuur over april. Opzeggen kan per e-mail; wij bevestigen het schriftelijk.

Vóór het einde van je abonnement kun je een volledige export van je administratie opvragen — je klanten, tuinen, taken, uren, materialen, offertes en facturen. Wij leveren die in een vorm die je kunt bewaren en inlezen. Vraag hem aan zolang je abonnement loopt.

Na afloop verwijderen wij je gegevens. Vanaf de einddatum heb je geen toegang meer tot de software; haal je export dus op zolang je abonnement loopt. Wij bewaren je gegevens daarna nog dertig dagen, en binnen die termijn leveren wij je alsnog een export als je daarom vraagt — dat doen wij dan voor je, want zelf inloggen kan niet meer. Je kunt ook eerder opdracht tot verwijdering geven. Bij de teruggave horen de bijbehorende foto's en documenten, niet alleen verwijzingen ernaar. De actieve kopieën, bestanden en maximale uitloop in afgeschermde back-ups worden afgehandeld volgens de verwerkersovereenkomst en het retentiebeleid. Bij herstel uit een back-up worden eerdere verwijderinstructies opnieuw toegepast.

Een uitzondering wegens een wettelijke bewaarplicht wordt concreet onderbouwd en beperkt tot de noodzakelijke gegevens en termijn. De bewaarplicht voor onze eigen abonnementsfacturen betekent niet dat wij al jouw klantfoto's of jouw volledige administratie zeven jaar bewaren. Je blijft verantwoordelijk voor de bewaring van je eigen bedrijfsadministratie na teruggave.

Artikel 7 — Wanbetaling en schorsing

Betaal je een factuur niet, dan nemen we eerst gewoon contact op. Blijft betaling uit, dan mogen wij je toegang tot GardenFlow opschorten nadat wij je dat ten minste veertien dagen van tevoren schriftelijk hebben aangekondigd.

Opschorting sluit het product, niet de rekening: je openstaande factuur blijft staan en je gegevens blijven bewaard. Twee dingen blijven bovendien met opzet werken (beslislijst #42):

• de pagina's die jouw klanten via een link bezoeken — een offerte die klaarstaat om te tekenen
• blijft bereikbaar, want jouw klant heeft niets te maken met een betaalachterstand tussen ons;
• je recht op de export uit artikel 6.

Zodra je hebt betaald, zetten wij je toegang direct weer open.

Artikel 8 — Beschikbaarheid, en wat wij niet beloven

Wij doen ons best GardenFlow beschikbaar te houden, maar wij geven geen beschikbaarheidsgarantie met een percentage. Onderhoud plannen wij zoveel mogelijk buiten werktijd en kondigen wij aan als het merkbaar is.

Wij zijn een klein bedrijf en dat zeggen we liever vooraf dan achteraf: onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan ons hebt betaald. Die beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

[✅ Beoordeeld op 2026-09-19 door de eigenaar, die zelf jurist is: vorm en hoogte blijven voor nu zoals ze hier staan. Geen ondergrens, geen vast bedrag, geen bovengrens.

⏳ Maar dit besluit draagt een trigger: de eigenaar overweegt een aansprakelijkheidsverzekering, en zodra die er is worden deze voorwaarden op de dekking afgestemd. Zie A239 — daar staat ook waaróm dat nodig blijft. Bij het herzien horen twee dingen opnieuw gewogen te worden die nu uitdrukkelijk zo zijn gelaten: het plafond is een afgeleide van de omzet en beweegt dus mee met een prijs per medewerker die nog niet vaststaat (A7), en er is geen aparte uitsluiting van gevolgschade — het plafond doet al het werk. Dat laatste is een bewuste afwezigheid en geen omissie.]

Artikel 9 — Jouw gegevens en die van jouw klanten

Voor de persoonsgegevens die jij in GardenFlow verwerkt — van je medewerkers en van je klanten — ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. Wat wij daarmee wel en niet mogen, staat in de verwerkersovereenkomst die bij deze voorwaarden hoort. Daarin staat ook wie wij inschakelen (onze subverwerkers) en hoe je bezwaar maakt als daar iemand bij komt.

Onze eigen verwerking voor contact, abonnement en beveiliging staat in de privacyverklaring. De leveranciersbijlage onderscheidt ingeschakelde diensten van nog niet vrijgegeven kandidaten.

Eén grens die wij hier noemen omdat hij bepaalt wat wij zijn: wij ontvangen uitsluitend geld voor eigen rekening. Geld dat aan jou of aan jouw klant toebehoort loopt nooit via een rekening van ons (beslislijst #43). Laat je jouw klanten online betalen, dan sluit jij dat contract zelf met de betaaldienst en komt het geld rechtstreeks bij jou binnen.

Artikel 10 — Wijziging van deze voorwaarden

Wijzigen wij deze voorwaarden, dan laten wij je dat dertig dagen van tevoren weten. Gaat het om een wijziging in jouw nadeel, dan mag je opzeggen tegen de dag waarop zij ingaat — dezelfde regeling als bij een prijswijziging in artikel 5.

Artikel 11 — Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement van onze vestiging — maar bel eerst.