Privacyverklaring GardenFlow — CONCEPT

Versie concept-2026-09-07. Nog niet gepubliceerd of juridisch goedgekeurd. Controleer de bereikbaarheid van het contactadres en stem deze tekst af op de werkelijk vrijgegeven functies, leveranciers en bewaartermijnen. Niet publiceren met invulvelden of open keuzes.

Wie is verantwoordelijk?

GardenFlow is een dienst van Jaco van der Starre, handelend onder de naam Qnext, eenmanszaak, KvK 97289477, vestigingsadres Zijde 428, 2771 GA Boskoop. Privacyvragen: privacy@qnext.nl. Postadres voor verzoeken: Zijde 428, 2771 GA Boskoop.

Qnext is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die nodig zijn voor zijn eigen relatie met klanten en belangstellenden: contact, abonnement, facturatie en platformbeveiliging. Voor klant- en personeelsdossiers die een hoveniersbedrijf in GardenFlow bijhoudt is dat bedrijf verantwoordelijk. Qnext verwerkt die dossiers namens dat bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst. Heb je een vraag over zo'n dossier, neem dan eerst contact op met je hovenier of werkgever; wij helpen het bedrijf bij de afhandeling.

Welke gegevens en waarom?

Een akkoord op de abonnementsvoorwaarden is niet automatisch toestemming voor alle gegevensverwerking of marketing. Voor optionele marketing vragen wij waar nodig afzonderlijk toestemming; weigeren of intrekken daarvan staat los van noodzakelijke dienstverlening.

Een hoveniersbedrijf kan in zijn eigen omgeving onder meer namen en contactgegevens, tuinadressen/coördinaten, aanvragen, afspraken, foto's, werknotities, uren, offertes, facturen en ondertekenbewijs vastleggen. Het bedrijf bepaalt de noodzaak en rechtsgrond en informeert de betrokken klanten en medewerkers. Bij gegevens die niet rechtstreeks van jou komen, moet het bedrijf ook uitleggen uit welke bron zij komen. Denk aan een ingevoerde prospect of een tuinlocatie uit een adres- of kaartdienst.

Voer geen BSN, identiteitsbewijs, medische informatie of andere niet-noodzakelijke gevoelige gegevens in vrije tekst of foto's in. Een tuinopdracht kan zonder die gegevens worden uitgevoerd.

Aanmelden, inloggen en gebruik op een apparaat

Bij een vrijgegeven zelfaanmelding worden organisatie- en e-mailgegevens gevraagd en de mailbox met een code gecontroleerd. Wij leggen ook vast welke versies van de voorwaarden zijn aanvaard en wanneer. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we geen account of abonnement verzorgen. Een bestaand account krijgt niet automatisch een tweede organisatie.

De webapp gebruikt noodzakelijke sessiecookies. De veldapp kan gegevens en nog te synchroniseren werk op het apparaat bewaren om offline te werken. Accounts en organisaties horen daarbij gescheiden te blijven. Deel je apparaat niet ontgrendeld en meld verlies direct bij je werkgever. Wis of reset geen app met niet-gesynchroniseerd werk zonder overleg.

Voor publicatie moet een actuele cookie-/SDK-inventaris vaststellen welke aanvullende analyse- of monitoringmiddelen daadwerkelijk aanstaan. Dit concept beweert niet dat de website, marketingwebsite of mobiele app zonder nader onderzoek geheel trackingvrij is.

AI, audio en foto's

Alleen als de betreffende functies zijn vrijgegeven, kan een bevoegd gebruiker AI laten helpen met bijvoorbeeld tekststructuur, vertaling, werkinstructies of fotobeoordeling. Spraak kan via een afzonderlijke transcriptiedienst naar tekst worden omgezet. De leveranciersbijlage benoemt welke dienst voor welke gegevens wordt gebruikt. Wordt een opdracht ingesproken, dan bewaren wij die opname dertig dagen na de intake, zodat een verkeerde transcriptie kan worden teruggeluisterd; daarna wordt de opname gewist. De uitgeschreven tekst blijft bij de opdracht.

AI-uitkomsten zijn voorstellen; de gebruiker blijft verantwoordelijk voor beoordelen en toepassen. GardenFlow gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanmerkelijk effect als beoogde productfunctie. Qnext gebruikt bedrijfsinhoud niet voor het trainen van generieke modellen. Dat betekent niet dat elke leverancier geen tijdelijke veiligheidslogs of andere opslag heeft: dat hangt af van de dienst, de gebruikte API en de gemaakte afspraken.

Met wie worden gegevens gedeeld?

Alleen met personen binnen de organisatie die daartoe bevoegd zijn, noodzakelijke dienstverleners en door het hoveniersbedrijf aangewezen ontvangers. De leveranciersbijlage beschrijft de keten en de ingeschakelde functies. Een klant ziet in het portaal alleen de voor hem beschikbare gegevens. Een offertelink kan gegevens toegankelijk maken voor de ontvanger van die link; deel die zorgvuldig.

De primaire Supabase-projectregio is Parijs. Dit is geen belofte dat iedere verwerking binnen de EER blijft. Ondersteuning, hosting, e-mail of AI kunnen verwerking daarbuiten meebrengen. Qnext beoordeelt de toepasselijke doorgiftegrondslag en waarborgen vóór gebruik. Je kunt via het privacycontact nadere informatie over die waarborgen vragen. Wij verkopen geen klantdossiers aan advertentiepartijen.

E-mail. De e-mail die GardenFlow verstuurt — de inlogcode, een uitnodiging, wachtwoordherstel en, zodra die functie voor een hoveniersbedrijf aanstaat, klantnotificaties en documentbijlagen zoals een offerte — loopt via de e-maildienst Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten). De verzending zelf gebeurt vanuit Ierland, maar het adres, het onderwerp, de inhoud, de bezorglogs en de bijlagen van zo'n bericht worden dertig dagen in de Verenigde Staten bewaard. Die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomst met Resend en op de certificering van Resend onder het EU-VS Data Privacy Framework. Wij bewaren de inhoud van verzonden e-mail zelf niet.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Niet langer dan nodig voor het beschreven doel, de instructie van het hoveniersbedrijf of een toepasselijke wettelijke verplichting. De precieze categorieën, startmomenten en uitvoeringswijze staan in het retentiebeleid.

Onze eigen fiscale basisadministratie heeft in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar; bij bijzondere categorieën kan een andere wettelijke termijn gelden. Die regel is geen reden om alle tuinnotities, audio of klantfoto's zeven jaar te bewaren. Voor dossiers van het hoveniersbedrijf gelden diens onderbouwde termijnen en de verwerkersovereenkomst.

Verwijdering uit de actieve omgeving en verdwijnen uit een back-up zijn verschillende stappen. Vóór start moeten de maximale back-upuitloop en herstelprocedure zijn ingevuld en gecontroleerd. Een archieffunctie is geen definitieve verwijdering.

Je rechten

Je kunt, voor zover van toepassing, inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid vragen en bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking daardoor onrechtmatig wordt. Rechten zijn niet onbeperkt: een geldige wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verwijdering beperken; wij leggen een eventuele weigering uit.

Neem voor Qnexts eigen verwerking contact op via het privacyadres hierboven. Wij reageren in beginsel binnen één maand; bij een toegestane verlenging informeren we je binnen die eerste maand met de reden. Wij vragen alleen proportionele informatie om je identiteit en het betreffende dossier vast te stellen, niet standaard een kopie van je identiteitsbewijs. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging en wijzigingen

Qnext past onder meer toegangs- en tenantcontroles, afgeschermde bestanden en beveiligde verbindingen toe. Geen systeem is risicoloos. Meld vermoedens van onbevoegde toegang via privacy@qnext.nl; stuur daarbij geen wachtwoord of volledige klantdatabase mee.

Bij relevante wijzigingen passen wij deze verklaring aan en informeren we betrokkenen waar dat nodig is. Een eventuele overgang van de eenmanszaak naar een BV wordt vooraf afzonderlijk beoordeeld en uitgelegd; deze tekst loopt daar niet op vooruit.