Verwerkersovereenkomst GardenFlow — CONCEPT

Versie: concept-2026-09-07. Status: ter beoordeling, niet vrijgegeven voor aanmelding. Dit document is een werkbaar contractvoorstel, geen verklaring van juridische goedkeuring. Vul de partijgegevens en bijlagen in, controleer uitvoerbaarheid en laat de tekst juridisch toetsen vóór ondertekening. Zie startgereed voor de open beslissingen.

1. Partijen en samenhang

1. Opdrachtgever: [NAAM HOVENIERSBEDRIJF], [RECHTSVORM], KvK [NUMMER],
2. gevestigd aan [ADRES], vertegenwoordigd door [BEVOEGDE ONDERTEKENAAR].
3. Verwerker: Jaco van der Starre, handelend onder de naam Qnext,
4. eenmanszaak, KvK 97289477, gevestigd aan Zijde 428, 2771 GA Boskoop, hierna Qnext.

Privacycontact opdrachtgever: [E-MAIL]. Privacycontact Qnext: privacy@qnext.nl. Incidentmeldadres Qnext: privacy@qnext.nl. Telefonische spoedescalatie: 06-49497777. De eigenaar heeft op 7 september 2026 bevestigd dat de eenmanszaak de huidige contractspartij is. Een voorgenomen BV-oprichting wijzigt dit niet automatisch.

Deze overeenkomst hoort bij de GardenFlow-abonnementsovereenkomst van [DATUM/REFERENTIE]. Bij strijd over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op algemene abonnementsvoorwaarden; dwingend recht en toepasselijke internationale standaardcontractbepalingen gaan voor.

2. Rollen, onderwerp en duur

Opdrachtgever bepaalt waarom en voor welke werkzaamheden zijn bedrijfsgegevens worden verwerkt en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Qnext verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens opdrachtgever voor GardenFlow. Bijlage A specificeert de verwerking. Opdrachtgever zorgt voor een rechtsgrond, juiste informatie aan betrokkenen en rechtmatige instructies.

Voor Qnexts eigen relatiebeheer, abonnementsfacturatie en noodzakelijke platformbeveiliging kan Qnext zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Die afzonderlijke doeleinden staan in de privacyverklaring; zij geven Qnext geen recht klantdossiers voor eigen commerciële doeleinden te gebruiken.

De verwerking duurt zolang de dienstverlening en de afgesproken beëindigingsafwikkeling duren. Vertrouwelijkheid en beveiliging blijven gelden zolang gegevens aanwezig zijn.

3. Instructies en beperking van gebruik

De overeenkomst, ingestelde functies en handelingen van bevoegde gebruikers vormen de gedocumenteerde instructies. Aanvullende instructies worden schriftelijk vastgelegd. Qnext meldt het onmiddellijk wanneer een instructie naar zijn oordeel in strijd is met gegevensbeschermingsrecht en schort de betwiste verwerking op voor zover nodig.

Qnext gebruikt bedrijfsinhoud niet voor reclame, verkoop van gegevens, eigen profielvorming of het trainen, bijtrainen of verbeteren van generieke AI-modellen. Verwerking voor een ander doel vergt een afzonderlijke rechtmatige afspraak; een algemeen akkoord op deze overeenkomst volstaat daarvoor niet. Qnext verwerkt niet meer gegevens dan nodig voor de opdracht.

Bij een wettelijke verplichting tot verwerking of verstrekking informeert Qnext opdrachtgever vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Qnext beperkt de verstrekking tot wat verplicht is.

4. Vertrouwelijkheid en toegang

Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben krijgen toegang, onder een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht. Qnext beheert en beoordeelt hun toegang. Ondersteuning die toegang tot bedrijfsinhoud vereist wordt vooraf met opdrachtgever afgestemd, begrensd en vastgelegd; noodtoegang wordt gemotiveerd en achteraf gemeld.

Echte klantgegevens mogen niet naar persoonlijke AI-assistentaccounts of ontwikkelomgevingen zonder passende afspraken worden gekopieerd. Testen gebeurt standaard met fictieve gegevens.

5. Beveiliging en continuïteit

Qnext treft passende technische en organisatorische maatregelen gelet op de risico's, stand van de techniek en aard van de verwerking. Het minimum en de bewijsstatus staan in bijlage B. Materiële vermindering van bescherming wordt niet stilzwijgend doorgevoerd.

Opdrachtgever beheert gebruikers, rollen en eindapparaten zorgvuldig, meldt verloren apparaten en trekt toegang van vertrekkende medewerkers in. Dit ontslaat Qnext niet van eigen plichten. Een claim over back-ups, herstelduur, beschikbaarheid of certificering geldt alleen voor zover expliciet overeengekomen en onderbouwd; deze concepttekst verleent geen certificering of SLA.

6. Subverwerkers en ontvangers

Opdrachtgever verleent algemene schriftelijke toestemming voor de subverwerkers die bij ondertekening uitdrukkelijk als ingeschakeld zijn opgenomen in de ingevulde leveranciersbijlage. Een kandidaat of uitgeschakelde integratie is daarmee niet automatisch toegestaan voor daadwerkelijke verwerking.

Qnext sluit met subverwerkers een bindende afspraak met materieel gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen en blijft jegens opdrachtgever verantwoordelijk voor hun nakoming. Qnext informeert opdrachtgever vooraf over voorgenomen toevoeging of vervanging, met doel, gegevens, locaties en relevante waarborgen, zodat opdrachtgever redelijk bezwaar kan maken voordat de nieuwe partij gegevens ontvangt.

Voorstel voor operationele uitwerking: Qnext meldt een wijziging onverwijld na ontvangst van een leveranciersmelding; opdrachtgever reageert binnen vijf werkdagen of de kortere, uitdrukkelijk gemelde upstream-bezwaarperiode. Bij een kortere periode neemt Qnext actief contact op. Qnext doet niet alsof iedere leverancier dertig dagen bezwaar toestaat. Partijen zoeken bij een gegrond bezwaar een alternatief, beperking of beëindiging van het getroffen onderdeel; de betwiste nieuwe verwerking begint niet zonder oplossing.

Een boekhoudpakket dat opdrachtgever zelf aanwijst is geen subverwerker van Qnext maar een eigen verwerker van opdrachtgever, voor zover opdrachtgever zelf een overeenkomst met de aanbieder heeft en de koppeling zelf autoriseert. Qnext draagt de gegevens dan uitsluitend over op grond van de instructie die besloten ligt in het inschakelen van de koppeling, is verantwoordelijk voor de beveiliging van die overdracht en voor de bewaring van de daarvoor benodigde toegangsgegevens, en is niet verantwoordelijk voor de verwerking binnen het pakket. Qnext geeft alleen de voor die koppeling noodzakelijke gegevens door. Een koppeling waarbij Qnext de aanbieder zelf inschakelt valt onder artikel 6 hierboven.

7. Doorgifte buiten de EER

Opslag van de primaire database in Parijs betekent niet dat de hele keten uitsluitend in de EER verwerkt. Hosting, ondersteuning, authenticatiemail of een ingeschakelde AI-dienst kunnen doorgifte buiten de EER meebrengen, zoals aangegeven in de leveranciersbijlage.

Qnext zorgt vóór een doorgifte voor een toepasselijke grondslag uit hoofdstuk V AVG en, waar nodig, een beoordeling van de doorgifte en aanvullende maatregelen. Waar standaard- contractbepalingen worden gebruikt, moeten de juiste rollen/modules en bijlagen zijn ingevuld. Op verzoek verstrekt Qnext informatie over de waarborgen, met bescherming van andermans vertrouwelijke informatie. Alleen een EU-verzendregio of een DPA-link is geen bewijs hiervan.

Concreet en bij ondertekening bekend: de e-mailvoorziening van de Applicatie — de authenticatiemail (inlogcode, uitnodiging, wachtwoordherstel) en, na inschakeling door opdrachtgever, klantnotificaties en documentbijlagen zoals een offerte — loopt via de subverwerker Plus Five Five, Inc. (Resend), gevestigd in de Verenigde Staten. De verzending vindt plaats vanuit Ierland; de berichtinhoud, de bezorglogs en de bijlagen worden dertig dagen in de Verenigde Staten opgeslagen. De doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (module verwerker–subverwerker) in de overeenkomst tussen Qnext en Resend, versie 27 augustus 2026, en op de certificering van Resend onder het EU-VS Data Privacy Framework. Opdrachtgever aanvaardt deze doorgifte met de algemene toestemming van artikel 6; de leveranciersbijlage vermeldt Resend als ingeschakelde subverwerker met deze locatie en termijn.

8. Rechten van betrokkenen en ondersteuning

Qnext helpt opdrachtgever, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Een rechtstreeks ontvangen verzoek over opdrachtgevers gegevens wordt zonder onnodige vertraging doorgeleid; Qnext beslist daarover niet zelfstandig, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

Qnext helpt tevens bij beveiligingsverplichtingen, DPIA's, voorafgaande raadpleging en incidentafhandeling, voor zover de beschikbare informatie en zijn rol dat toelaten. Geen standaardweigering wegens een ontbrekende knop: een veilige, gecontroleerde handmatige route moet eveneens beschikbaar zijn. Uitvoering mag geen gegevens van andere organisaties onthullen.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Qnext meldt een inbreuk die opdrachtgevers persoonsgegevens raakt zonder onredelijke vertraging na kennisneming aan het afgesproken incidentcontact. Een eerste melding wordt niet uitgesteld totdat alle feiten bekend zijn. Zij bevat, voor zover beschikbaar:

• aard en tijdlijn van de inbreuk, betrokken gegevens en groepen personen;
• vermoedelijke omvang, gevolgen en genomen of voorgenomen maatregelen;
• contactpersoon en momenten waarop verdere informatie volgt.

Qnext onderzoekt, beperkt de gevolgen, bewaart noodzakelijk bewijs en werkt mee aan herstel. Opdrachtgever beslist als verantwoordelijke over meldingen aan toezichthouder en betrokkenen; Qnext helpt daarbij en stemt externe communicatie af, behoudens eigen wettelijke plichten. De wettelijke 72-uurstermijn voor een eventuele melding door een verantwoordelijke is géén toegestane wachttijd voor de melding van Qnext aan opdrachtgever.

10. Aantoonbaarheid en audits

Qnext stelt informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen en werkt mee aan audits en inspecties door opdrachtgever of diens onafhankelijke auditor. Bestaande recente rapporten mogen praktisch als eerste bewijs worden gebruikt, maar sluiten aanvullend onderzoek bij een incident, relevante tekortkoming of verzoek van een toezichthouder niet uit. Afspraken over planning, vertrouwelijkheid en redelijke kosten mogen het wettelijke controlerecht niet feitelijk onmogelijk maken.

11. Bewaring, teruggave en einde

Opdrachtgever kiest bij einde voor teruggave of verwijdering van zijn persoonsgegevens. Qnext levert bij teruggave een gangbaar machineleesbaar exportbestand plus de bijbehorende bestanden of een beveiligde wijze om die te verkrijgen. Een metadata-export alleen is geen teruggave van foto's en documenten. Na teruggave verwijdert Qnext resterende kopieën, tenzij toepasselijk recht verdere opslag verplicht.

De bestaande conceptabonnementsvoorwaarden noemen een afwikkelvenster van dertig dagen na einde. Partijen bevestigen vóór ondertekening deze termijn, de uitvoeringswijze en de maximale uitloop in back-ups in het retentiebeleid. Back-upgegevens blijven afgeschermd, worden niet voor normaal gebruik teruggezet en verdwijnen via de vastgelegde cyclus. Na noodherstel worden eerdere verwijderinstructies opnieuw toegepast.

Een fiscale bewaarplicht voor Qnexts eigen abonnementsfacturen rechtvaardigt niet automatisch het bewaren van opdrachtgevers volledige klantadministratie. Een uitzondering vermeldt concreet de wettelijke verplichting, gegevens, toegang en einddatum. Qnext bevestigt de uitvoering en eventuele resterende uitzonderingen schriftelijk.

12. Wijziging, aansprakelijkheid en einde van de rechtsvorm

Partijen beoordelen deze afspraken bij relevante wijzigingen in functies, leveranciers of wetgeving. De contractuele aansprakelijkheidsregeling geldt voor zover verenigbaar met dwingend recht; rechten van betrokkenen onder de AVG worden niet uitgesloten.

Een overgang naar een BV vergt afzonderlijke beoordeling en documentatie van contractspartij, contractsoverneming, leverancierscontracten, privacy-informatie en toegang tot gegevens. Deze overeenkomst wordt niet door een enkele naamswijziging naar een andere partij overgezet.

Bijlage A — Verwerkingsopdracht